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我国档案管理智能化发展趋势研究

发布时间:2017-10-16 编辑:济南国韵电子技术有限公司 阅读: 分享:

  1、计算机时代下的智能化管理  随着信息时代的到来,计算机技术已经运用到档案管理之中,使得档案管理具备了硬软件基础,如打印机、扫描仪、数码相机、计算机等硬件设备被应用到档案管理部门,而在查询、利用、存储等一系列的应用中,都建立了软件支持,如联机数据库、网上信息咨询平台等,这就为现代档案管理智能化提供了有效支持。而在统一性的管理标准制度的保障下,如档案整理标准、统计标准、技术指标等被严格规定下来,这为实现统一性的智能化管理提供了有效条件,刺激了档案数据库中信息资源的建立。

  从档案管理自身发展来看,其一,随着信息化时代的到来,档案管理的数量、种类不断增加,其形式不断发生变化,如现代的电子档案、数字档案、快照档案等,这就刺激了原来的档案管理方式的改变;在人类知识化的今天,档案容量不断增加,其内部信息量的增加,必定要求具备高储存、高输出性能的技术为保证,而要实现对新形式、新内容档案的管理,必须借助于信息化、智能化的管理方式;在大容量信息的刺激下,人们的知识容量提升,对知识的要求量远远超过以前,这就要求具备大容量的共享信息,而智能化管理为实现资源共享提供了开放性的平台,这就利于实现档案价值。其二,现存档案自然老化、人为损失的现象严重,而采用智能化档案管理方式,可有效保护档案原件、延长档案寿命,同时可充分利用信息化、智能化管理降低原档案的损失和丢失风险,并针对于损失文件采用数字拷贝等方式进行复原处理,这对保护原档案起到了积极作用。

档案管理

  2、档案管理智能化发展趋势

  2.1智能化存储

  与传统的档案管理方式相比,智能存储是计算机系统本身最重要的智能特征,其改变了传统的纸张、书本档案库形式,依靠智能系统运行智能存储管理软件,来支持多种文件和操作系统,以实现存储资源的虚拟化。计算机智能化存储其最重要的特征就是信息容量性,在现代档案信息大容量的环境下,计算机以数字化、程序化的存储方式,缩小信息空间,以数据库、内存等形式,将信息进行存储,这就提升了信息的存储空间。其二,提升存储设备之间的信息联系,并有效实现备份、容错、改错、安全管理等职能,有效提升了档案管理的安全性,实现了档案保存的完整性和信息的全面性,利于实现档案使用价值。

  2.2智能化检索

  随着计算机技术的发展,文献检索的智能化特征越来越明显。在现代档案管理中,答案存在的形式越来也多,既有文字、数字,也有图文、声像,有加密文件,也有非加密文件,有本地存储信息,也有异地存储信息,而要获得相关性的信息,仅仅依靠书本查找并不能实现文献资源的享用,而在智能化管理条件下,计算机将档案信息进行归类后进行整体性存储,在检索过程中,以文献、检索词等信息为基础,对文献进行分类排列,这就提升了文献检索的准确性和范围性,使人们能够以最快的速度找到想要的相关文献,而且各类文献也以“期刊”、“硕士文献”、“博士文献”等方式进行分类,突出了文献的重要性和性能,进而提升了文献选用率。

  2.3智能化应用

  档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后,以程序的形式存在,这就刺激人们在进行档案采用时,以网址、程序的形式进行搜索,同时,网络提供的大规模空间,提升了档案的利用空间,尤其是一些专业性、科研型共享资源,在很大程度上实现了资源共同利用价值,进而以档案使用的反作用,实现了档案的丰富与发展。当然,不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值,如电子档案智能化管理,可提升企业与客户之间的交流,加强两者之间的了解度与合作度,可以进行商情预测,提升企业市场预测力,可以进行智能化营销等,总之,其信息提供范围和途径的拓展,有效提升了档案管理的价值。

  3.、提升档案管理智能化的措施

  3.1完善管理机制

  各种档案信息资源都存在一定的逻辑性,在信息录入后,就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系,在进行计算机网络化管理中,一定要将其进行统一化规定,从而提升数据库的完整性和安全性;制定统一性标准,管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标,这就要求进行规范性的制度约束,强调各个管理部门与管理信息的链接性,以实现档案信息网络畅通无阻。

  3.2巩固保障因素

  在进行硬软件建设中,要加强专业数字化设备的设置,实现配备的统一性,实现硬件设备的型号统一、购置统一、内部系统统一;充分利用设备功能,实现自动转化、编制、检索、存储、上传等功能,为智能化档案管理提供有效保障。

  3.3提升人员素质

  加强档案管理人员的专业技能培训,面向档案管理的基本技能与计算机技能,尤其是计算机系统和网络安全防护知识,保障管理工作的信息安全性和工作的科学性;注重基础性工作管理,加强收集、整理、保存等环节的协调性,保证档案管理质量化;加强素质教育与培训,促使工作人员树立良好的岗位意识、职责意识和服务意识,提升档案管理智能化的质量。

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